Bill är en avdelningschef med ansvar för 50 anställda i ett mindre företag. De senaste månaderna har ett projekt som involverar större delen av avdelningens anställda varit hektiskt. Detta har tvingat många anställda att arbeta övertid några dagar per vecka. Bill vet att många anställda på avdelningen därför har börjat sin arbetsdag tidigare än normalt, tagit hand om sina barn under tidig kväll och sedan arbetat ytterligare några timmar efter att ha nattat barnen.

Tyvärr börjar vissa anställda visa tecken på att stressen påverkar dem negativt. Informationsflödet mellan olika delar av projektet har minskat, likaså har kommunikationen mellan enskilda anställda. Gruppchefen David har anklagat Lauras grupp för att medvetet inte sprida information och hans stressorsakade humörsvängar har inte precis gjort situationen bättre. Detta har lett till att David och Laura har haft offentliga gräl under pågående onlinemöten. Bill har pratat med dem om det oprofessionella i deras uppträdande och hoppas situationen nu har löst sig. Samtidigt har det också inkommit frekventa klagomål om huvudvärk, ömma muskler, och vissa projektmedlemmar verkar ha problem med att sova.

Denna morgon fick Bill ett mejl från Claudia, en annan gruppledare i Bills avdelning, där hon berättar att hon har ont i ryggen och därför kommer ta lite pauser under dagen för att kunna vila lite. Men det finns ingen orsak till oro, hon kommer ta igen förlorad arbetstid genom att arbeta lite längre på kvällen. Claudia skriver att hon är säker på att det inte kommer påverka projektet eller hennes grupp negativt eftersom hon kommer ta pauserna mellan planerade möten och alltid kommer vara tillgänglig på telefon. Är detta ok?

Med hänsyn till vad som är bäst för företaget och projektet, vad borde Bill svara?

A: Det är en usel ide. Jag förväntar mig att du arbetar fulltid eftersom det är vad vi betalar dig för. Lite ryggsmärtor har ingen dött av.

B: Det vore toppen! Tack för att du tänkt igenom det så att det blir så lite påverkan som möjligt på projektet i detta skede. Jag uppskattar det verkligen. Om det finns något jag kan göra för att hjälpa dig säg bara till. Vi kan prata mer under vårat enskilda samtal imorgon.

C: Ta all den tid du behöver för att ta hand om dig själv och arbeta inte. Projektet kommer klara sig utan dig tills du mår bra igen. Du kan återvända till arbetet så snart din rygg mår bra igen.

Presenteeism beteende ökar när stressnivåerna ökar

Bill borde svara C. Anledningen till detta är:

När anställda är stressade är det vanligt att de arbetar även när de inte mår bra, oavsett om det de lider av är början av en förkylning eller något mer allvarligt. En studie på en Holländsk handelsfirma fann att över 7% av de anställda upplevde hälsoproblem medan de arbetade under en vanlig arbetsdag och en Svensk studie inom polisen fann att 47% av deltagarna hade arbetat trotts sjukdom åtminstone två gånger de senaste 12 månaderna. Beteendet att arbeta trotts att man är sjuk¹, kallas för presenteeism. Presenteeimsbenägenheten ökar när stressnivåerna ökar.

Vid en fösta blick kan presenteeism verka fördelaktigt både för företaget och den anställda: Claudias arbete skulle bli gjort utan att hennes arbete flödade över på andra kollegor och hon skulle inte behöva ta sjukledighet med tillhörande löneavdrag eller löneförlust.

Men, presenteeism påverkar ett företag negativt på flera sätt:

1) Produktivitet och arbetskvalitén kommer gå ner

Bill har själv arbetat småförkyld, med huvudvärk och med muskelsmärtor och vet från erfarenhet att hans prestation inte var optimal dessa dagar. När han känt sig frisk igen har han vanligen upptäckt att han fattat några inte allt för bra beslut och hittat några ganska bristfälligt utförda arbetsuppgifter. När han tittar tillbaka på dessa dagar av presenteeism kan Bill se att han ofta var mer distraherad, hade minskad koncentration, låga energinivåer och var irriterad dessa dagar.

Förlust: 35% produktivitet, 20% kvalitet

Att arbeta medan man mår som Bill gjort kommer att orsaka ökad risk för misstag och skador. Även om Bill inte noterade det under dessa dagar, påverkade hans sämre hälsa både honom själv och hans arbete negativt.

Anställda med Muskel- och skelettsjukdomar (1), oavsett om de är orsakade av stress eller inte, visar en produktivitetsförlust på mellan 20% och 56% under dagar av presenteeism.

När tillfrågade, rapporterade ägare och managers i små- och medelstora företag under låga till medelmåttiga psykologiska påfrestningar en produktivitetsförlust på 35% under dagar av presenteeism. Psykologiska påfrestningar är en vanlig följd av stress som kommer från låg jobbkontroll, bristande socialt stöd och obalans mellan arbetsliv och fritid.

En studie i US på temat presenteeism och tillhörande kostnader fan en produktivitetsförlust på 15% per anställd och år på grund av depression / sorgsenhet / psykisk ohälsa och 21% på grund av migrän och huvudvärk. Flera andra studier har också visat på en klar koppling mellan kvalitetsförluster och hur mycket smärta en anställd upplever under dagar av presenteeism.

Kvalitetsförluster är svårare att mäta men i en studie bland tandläkare där de själva uppskattade kvalitetsförlusten i sitt arbete under presenteeism dagar, uppskattade tandläkarna den till 20%.

Bill känner därför att det är bättre om Claudia inte arbetar. Projektet kan klara av 100% produktivitetsförlust för några dagar men inte 20%, eller i värsta fall 56%, produktivitetsförlust och därtill 20% kvalitetsförlust under veckor eller t.o.m. månader om hennes rygg fortsätter att besvära henne.

2) Anställdas hälsa kommer försämras på längre sikt

Eftersom Claudia har haft ont i ryggen även tidigare är Bill orolig för vilka långsiktiga effekter det skulle ha på företaget om hon arbetade idag. Hon är en väldigt skicklig gruppchef och det vore synd att förlora henne.

Förlust: 1 till 3 år

Även efter att man tagit hänsyn till grundhälsan, har anställda som ofta bedriver presenteeism. fler och längre varande sjukperioder. Att bedriva presenteeism mer än fem gånger under ett baslinjeår ökar risken för fler än 30 sjukdagar på ett år. Effekterna på längre sikt av detta beteende har visat sig vara ytterligare mellan ett och tre år. Således påverkar presenteeism. idag den anställda och företaget inte bara detta baslinje år utan även kommande år och möjligare ytterligare två år utöver det.

För Bill och företaget han arbetar för vore det därför bättre om Claudia istället för att arbeta besökte sin husläkare eller en sjukgymnast för att få ordning på sin rygg innan hon börjar arbeta igen. På detta sätt kommer företaget må bättre på längre sikt.

3) Kostnaderna kommer öka

Bill vet att projektet håller sig till budget men vet också att där inte finns mycket ekonomisk marginal. Hur skulle Claudias frånvaro påverka projektets tidsplan och budget?

Förlust: Flera tusen dollar

Presenteeism kostar företag mer, både i pengar och arbetstid, än vad frånvaro gör². presenteeism uppskattas orsaka 1.5 gånger fler förlorade arbetstimmar än frånvaro och kostar arbetsgivare mer eftersom presenteeism är vanligare bland högavlönade anställda och svår att upptäcka.

I en studie från USA, stod presenteeism för 71% av alla kostnader relaterade till depression  / sorgsenhet / psykisk ohälsa och för 89% av alla kostnader relaterade till migrän och huvudvärk. När produktivitets- och kvalitetsförluster lades till blev summan flera tusen dollar per anställd och år.

Vad gör anställda mer benägna till presenteeism?

Bill känner Claudia väl och är inte förvånad över hennes mejl. Claudia är en samvetsgrann kollega som tycker om sitt arbete och är uppskattad av sina gruppmedlemmar.

Personlighet och Situation

En anställds personlighet och situation påverkar hur benägna de är till presenteeism. Äldre anställda är mindre sannolika att bedriva presenteeism, medan anställda som: är ovilliga att riskera att andra kollegor får ökad börda; har en känsla av att vara oundvikliga; och / eller tycker om sitt arbete är mer belägna till presenteeism. Anställda som: har en tidsbegränsad anställning; inte har råd med det löneavdrag eller lönebortfall som kommer med sjukdagar; har ett barn; och / eller är högutbildade är också mer presenteeismbenägna.

Den anställdas roll i företaget spelar också roll. En anställd är mer benägen till presenteeism om de har: ett kontorsjobb / är en tjänsteman; en roll där deras bidrag påverkar produktiviteten för en hel grupp; en roll med stort ansvar eller är en specialist; eller har en unik roll som är svår att ersätta.

Således gör Claudias personlighet och hennes roll som gruppchef i ett litet till medelstort företag henne till en nästan perfekt kandidat för presenteeism beteende.

Presenteeismbenägen arbetsmiljö

Bill vet att det har varit stressigt i projektet under en tid nu och att Davids och Lauras beteenden högst sannolikt är orsakade av stress. De är kanske inte bästa vänner till vardags men de brukar normalt sett komma överens någorlunda.

Chefer och Stress

Arbetsmiljön påverkar anställdas välmående och beteende på många sätt och den påverkar även hur presenteeismbenägna anställda är.

Chefer, på alla nivåer, spelar en viktigt roll driva presenteeism beteende. Chefer som själva praktiserar presenteeism kommer influera sina underordnade att också göra det, vilket i sin tur ökar sjukfrånvarotillfällen och antalet sjukdagar. Ironiskt nog är chefer i små till medelstora företag mer benägna till presenteeism, vilket i sin tur uppmuntrar deras underordnade att också bedriva presenteeism.

Vad som påverkar anställdas presenteeismbenägenhet mest är dock stress på arbetsplatsen: låg beslutsmyndighet, bristande socialt stöd på arbetsplatsen, tidspress, hög arbetsbörda, osäker anställning, dålig ergonomi, brist på resurser, arbetsrelaterade problem, för mycket ansvar, hantering av arbetsrelaterade krav, chefers negativa beteende och mer, har visat sig öka anställdas benägenhet för presenteeism.

Bill vet därför att det absolut viktigaste för honom att göra, för att minska mängden presenteeism och öka kvaliteten på projektet och dess chanser att lyckas, är att få en uppskattning på hur höga stressnivåerna är och att försöka hantera dem genom primära insatser.